사람이 출생하면 호주를 중심으로 한 가족의 단위로 편제되어 개인의 혼인이나 이혼, 입양 등 인적사항 뿐만 아니라, 동일한 호적에 오른 가족구성원 모두의 인적사항이 기록되었던 호적제도가 2005년 폐지 됨에 따라 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」에 근거하여 2008년1월1일부터 사람의 출생과 관련된 모든 정보가 등록된 “가족관계 등록부”가 있는 것과 같이, 

건축물이 완공되어 사용승인이 완료되면 사용승인된 내용에 따라 새로운 건축물이 탄생되며, 탄생된 건축물에 대한 모든 이력이 기록된 “건축물 대장”이 생성되게 된다.

“건축물 대장”이란 건축물의 소유 ․ 이용 및 유지 ․ 관리 상태를 확인하거나 건축 정책의 기초 자료로 활용하기 위하여 “건축물 대장”에 건축물과 그 대지의 현황 및 건축물의 구조내력에 관한 정보를 기록하여 보관하고 지속적으로 정비하여 관리되는 것이 “건축물 대장”이다.

“건축물 대장”이 생성되면 해당 행정기관에 영구히 보존된다 “건축물대장”이 말소되거나 폐쇄되어도 그 대장은 영구히 보존된다.

“건축물 대장”에는 최초 신축당시의 정보외에 증축, 개축, 재축, 이전, 대수선, 용도변경 등 건축물에 대한 변경사항과 소유권변경 사항은 물론, 지하수위, 기초형식, 내진설계적용 및 내진 능력, 특수구조물 여부 등 각종 정보도 기록되어 있다.

또한, “건축물 대장”에는 대지에 건축물 및 조경과 부속시설의 위치가 표시된 현황도와 각 층별 평면도(단위세대별 평면도)도 첨부 되어 있어 건축물 활용 및 관리가 용이 하도록 되어 있을 뿐만 아니라 위반 건축물인 경우 위반건축물 표시도 하도록 되어 있다.

“건축물 관리대장”은 일반건축물 관리대장과 집합건축물 관리대장으로 구분되어 있고, 집합건축물 대장은 표제부와 전유부로 나누어 작성되어 있고, 공동주택 및 다가구 주택의 경우 호별로 면적이 기록된 대장으로 작성되어 있다.

따라서 “건축물 대장”은 당해 건축물에 대한 정보의 집합으로 건축물을 구입하거나 매매할 때 또한, 유지관리 등에 있어 가장 근본이며 기본이 되는 공적문서이다.